Westhoek: Enkel Ieperse stadhuis is volledig op afspraak

Jeroen Laseure

Bij alle gemeenten in onze regio is het mogelijk om een afspraak te maken in het gemeentehuis. Enkel Ieper gaat nog een stap verder: daar is het de regel dat er eerst een afspraak gemaakt wordt. Wij gingen er langs, op afspraak uiteraard.

Deze reportage maakt deel uit van ons ‘Dossier Het gemeenteloket’.

Sinds april besliste de stad Ieper om enkel op afspraak te werken in het stadhuis. “We hebben een enquête gedaan bij de bezoekers van het Auris Centrum, waar ons stadhuis sinds een jaar gevestigd is”, vertelt Cathérine Lamaire van de stad Ieper. “Daaruit bleek dat de helft van de Ieperlingen geen bezwaar had om een afspraak te maken en meer dan de helft zou zaken liever digitaal willen afhandelen. Daarom hebben we beslist om onze diensten ruimtelijke ordening, milieu, wonen, financiën en lokale economie op afspraak te laten werken.”

Snelbalie

“Anderzijds hebben we ook een snelbalie die we langer open laten. In die snelbalie kan je zonder afspraak langs gaan voor het ophalen van een identiteitskaart, reispas, rijbewijs, PMD- en restafvalzakken… Ons e-loket zijn we ook nog steeds aan het uitbreiden. Voor de dienst leven – de burgerlijke stand – en het OCMW maken we een uitzondering, die zijn ook zonder afspraak te bezoeken.” En wat met Ieperlingen die toch zonder afspraak opdagen? “Die mensen maken dan een afspraak bij de snelbalie. We voorzien buffers tussen de afspraken door om mensen zonder afspraak de kans te geven langs te komen. Soms moeten bezoekers dan een kwartier of twintig minuten wachten, maar op afspraak werken biedt veel meer voordelen.”

“De wachttijden in Ieper zijn nu veel minder lang dan vroeger”

“Zo zijn de wachttijden veel minder lang dan vroeger en kunnen de Ieperlingen zelf hun agenda bepalen. Onze medewerkers kunnen alles beter voorbereiden.”

Aanpassing

Ook bij de andere gemeenten kan je langs gaan op afspraak, maar dat is geen verplichting. “Enkel de eerstelijnspsychologe in het sociaal huis is bij ons op afspraak”, zegt Poperings gemeentesecretaris Christophe Oreel. “Alle andere diensten werken zonder afspraak tijdens de openingsuren. Op dit moment zijn er niet meteen plannen om dat te wijzigen. Op afspraak werken biedt enkele voordelen. Zo is er een kortere wachttijd voor de burgers en een betere voorbereiding van het dossier. Alles kan beter gepland worden. Anderzijds vergt op afspraak werken ook een aanpassing van de burgers en sommige mensen willen graag meteen geholpen worden.”

In gemeenten als Zonnebeke en Vleteren is het gemeentehuis in de voormiddag vrij toegankelijk en na de middag op afspraak. “Enkel onze dienst burgerzaken en het OCMW zijn ook doorlopend open op woensdagnamiddag”, zegt Bo Vandenberghe van de dienst communicatie van de gemeente Zonnebeke.

“Op afspraak werken vergt zeker een aanpassing voor de burgers”

Westhoek: Enkel Ieperse stadhuis is volledig op afspraak

“Dat zijn de vaakst bezochte diensten. Verandering zal niet voor meteen zijn, de gemeente wil een evenwichtige mix aanbieden tussen op afspraak langskomen en doorlopend open zijn. Uit de recente bevolkingsbevraging bleek dat de openingsuren wel wat ruimer mochten zijn en dat hebben we aangepast.” De openingsuren lijken er echter niet op vooruit te gaan. “Bij ons zijn alle diensten buiten de openingstijden op afspraak te bereiken”, zegt gemeentesecretaris Jocelyne Schacht van Houthulst. “Dit komt naar aanleiding van een vermindering van de openingstijden. Die vermindering was noodzakelijk om de diensten meer tijd te geven voor dossierverwerking.”

Secretaris Nele Vanderhaeghe van Vleteren pikt in: “Bij ons zijn afspraken nog eerder uitzondering dan regel. Vroeger waren we nog twee namiddagen extra open, maar sinds 1 januari zijn we daarmee gestopt. We hebben daar echter nog geen klachten over gekregen. De huidige regeling werkt goed voor zowel de diensten als voor de burgers.”

Méér op afspraak

En dan zijn er nog de gemeenten die eraan denken om meer op afspraak te werken. “Momenteel werken we in Heuvelland nog niet systematisch op afspraak”, zegt secretaris Sigurd Verstraete. “Enkele diensten gebruiken deze mogelijkheid wel om dossiers te behandelen die complexer zijn en waarvoor ze dus wat meer tijd nodig hebben. We zijn volop bezig met een organisatiestudie waarin we de mogelijkheid om meer en systematischer op afspraak te werken zeker overwegen. Het is voor ons als voor de bezoekers interessant om op die manier op een rustige en vlotte manier een dossier te behandelen.”

Ook in Langemark-Poelkapelle zijn ze te vinden voor dat idee. “We plannen een uitbreiding van het gemeentehuis met een centraal onthaal voor gemeente en OCMW”, aldus secretaris Sabine De Wandel. “In dit kader is het werken op afspraak één van de denkpistes, maar daar is nog niets over beslist.”

Zeg et ne keer

Waar heb je een fout gezien of heb je zelf een suggestie? Laat het ons dan weten.