Diksmuide: “We clusteren onze diensten”

Redactie KW

De stad gaat de dienstverlening naar de burgers toe clusteren op drie sites. Alles wat met omgeving te maken heeft, komt in het administratief centrum op de Heernisse; voor burgerzaken zullen Diksmuidelingen in het stadhuis op de Grote Markt moeten zijn terwijl het sociaal huis op het IJzerheemplein zal staan voor alles wat welzijn is. Elke site krijgt een centraal aanspreekpunt. “Enkel op afspraak werken, willen we niet doen”, zegt burgemeester Lies Laridon.

Deze reportage maakt deel uit van ons ‘Dossier Het gemeenteloket’.

Burgemeester Lies Laridon legt uit dat, in het kader van het project ‘Diksmuide geeft je ademruimte’ er vanaf 1 september 2017 heel wat veranderingen op til zijn. “Binnen dit project gaan we op zoek gaan naar dienstverlening op maat van onze burger/bezoeker en is er een uniform loket- en onthaalbeleid voor stad en OCMW”, zegt Lies Laridon. “Momenteel zijn er vaste uren en dagen waarop burgers terechtkunnen bij de stadsdiensten en bij het OCMW. Er is geen formeel kader waaraan medewerkers zich moeten houden rond het maken afspraken met de burger. In de praktijk ervaren we dat diverse diensten/medewerkers uit zichzelf afspraken maken met hun klanten. Dit gebeurt bijvoorbeeld op de dienst ruimtelijke ordening en archief. Een goede dienstverlening van de sociale dienst en de welzijnsdienst betekent ook dat onze medewerkers veel huisbezoeken brengen. Onze medewerkers hebben nu een werkregime van glijdende werktijden, waardoor ze binnen de grenzen van 7.30 uur en 18 uur vrij het begin- en eindtijdstip van hun dagtaak kunnen kiezen.”

Drie sites

De stedelijke en OCMW-administraties bevinden zich op diverse locaties verspreid over het centrum van de stad, waardoor het voor de burger niet altijd duidelijk is waar men voor welke dienstverlening terecht kan. “We kiezen voor een dienstverlening die multikanaal is”, aldus Lies Laridon. “We gaan dus niet radicaal digitaal, maar we willen dat de burger op alle manieren – persoonlijk, telefonisch, digitaal, van thuis uit… – van onze dienstverlening gebruik kan maken.”

“Vanaf 1 september volgt er een thematische clustering van de beleidsdomeinen op drie hoofdsites, met op elke site een front-office, één zichtbaar aanspreekpunt dus”, legt Lies Laridon uit. “De eerste site in Heernisse is het administratieve centrum en staat voor ‘omgeving’: ruimtelijke ordening, milieu, technische dienst, ondersteunende diensten… Op het stadhuis worden de burgerzaken gecentraliseerd, samen met lokale economie, bevolking en zullen we een centraal onthaal opstarten, waar mensen eventueel kunnen doorverwezen worden. Het Sociaal Huis op het IJzerheemplein staat voor ‘welzijn’.”

“Dienstverlening gaat bij ons niet radicaal digitaal”

Vrijetijdsdiensten

Ook het loket en onthaal van de vrijetijdsdiensten werd onder de loep genomen. “We gaan ervan uit dat voor de vrijetijdsbeleving de burger rechtstreeks naar de dienst gaat”, aldus Lies Laridon. “Om te gaan zwemmen, ga je immers niet naar het stadhuis. De burger moet naast dit persoonlijke loket ook digitale mogelijkheden hebben om toegang te krijgen tot onze dienstverlening en activiteitenaanbod. Ongeacht de openingsuren van onze diensten moet onze klant informatie kunnen opvragen, elektronische aanvraagformulieren invullen, uittreksels en attesten aanvragen en het verloop van zijn dossier kunnen opvolgen. Deze aanvragen moeten automatisch toegewezen worden aan de juiste medewerkers en indien mogelijk zelfs volautomatisch afgehandeld kunnen worden.”

“Vanaf 1 september kan voor de dienstverlening van de dienst burgerzaken online afspraak gemaakt worden via www.diksmuide.be. Concreet gaat dit over aangiftes huwelijk, geboorte, overlijden, aanvragen en afhalen van reispas, adreswijziging, diverse attesten en uittreksels… Voor andere producten kan dit altijd telefonisch of per mail worden aangevraagd worden: opzoekingen in het archief, inschrijving op de wachtlijst van het woonzorgcentrum, stedenbouwkundig advies, inzage openbaar onderzoek…”

Ticketverkoop

Schepen Karlien Ramboer legt uit wat de mensen mogen verwachten voor de vrijetijdssector. “We denken aan een planningssysteem om het huren van zalen te koppelen aan de afstemming van activiteiten, materiaalverhuur en andere benodigdheden bij het organiseren van een activiteit. Het systeem moet ook toelaten dat burgers of verenigingen online de beschikbaarheid van zalen kunnen consulteren en een reservatieaanvraag kunnen indienen. Tot slot moet het systeem later ook toelaten om er de toegangssystemen met badge voor het sportcomplex en de toegangscontrole van het zwembad aan vast te hangen. We zoeken daarnaast ook naar een geïntegreerd systeem voor ticketverkoop en inschrijvingen voor cursussen en kampen. En, als we dan toch bezig zijn, willen we opnieuw de markt opgaan om de ticketverkoop beter te kunnen organiseren. Ook online zetelreservatie wordt door de gebruiker tegenwoordig als een must beschouwd. Zowel op de cultuursite als de sportsite zal verder een persoonlijk loket behouden blijven.”

Zeg et ne keer

Waar heb je een fout gezien of heb je zelf een suggestie? Laat het ons dan weten.