De zomermaanden zijn een gegeerde periode voor koppels om elkaar het jawoord te geven, iets wat eventlocatie Hoeve De Blauwpoorte duidelijk ondervindt. “Elke vrijdag en zaterdag, en zelfs op feestdagen, is een trouw ingepland. Met een 15-tal mensen vliegen we er vrijdagnacht om 5 uur in om alles tegen 10 uur klaar te hebben voor het volgende koppel”, vertelt zaakvoerder Sarah Kemseke (31).
Sarah Kemseke is op de omwalde vierkantshoeve – een beschermd monument – aan de rand van Kortrijk opgegroeid. Het domein van haar moeder Tanja Huys werd gerenoveerd tot eventlocatie Hoeve De Blauwpoorte. De verborgen parel bevindt zich in Heule, nabij urban sportcomplex Garrincha.
“Ik ben gestart eind 2018. Het eerste jaar was het heel druk. Er stonden veel evenementen gepland, maar dan kwam corona. De agenda werd ineens leeggeveegd. We hebben niet stilgezeten en organiseerden pop-upconcepten. Daardoor leerden we veel mensen kennen waar we nog steeds mee samenwerken. Met het einde van de covidperiode werd onze planning even snel weer ingevuld als die was verdwenen. De reeds geboekte evenementen werden weer ingepland en intussen kwamen er ook nieuwe mensen bij.”
Romantische locatie
Naast B2B events, babyborrels, personeelsfeesten en verjaardagen, doen ze voornamelijk huwelijken. De romantische locatie leent zich er alvast toe. “We organiseren zeker meer dan 100 huwelijken per jaar. We zijn geen feestzaal, maar een eventplanner in eigen zaal. Dat maakt ons speciaal. Een feestzaal ziet er elk weekend hetzelfde uit, maar om een eigen event te plannen moet je echt van nul starten en is praktisch niet haalbaar gezien budget, ruimte en stress.”
“Er zijn niet veel eventlocaties als deze in de regio. Daar wou ik het verschil maken. Eigen materiaal zoals een bar, nutsvoorzieningen, vestiaire, ingewerkt licht- en geluidsysteem zijn aanwezig. Alle andere zaken zoals inkleding, catering, ceremonie, enzovoort kan op maat georganiseerd worden, afhankelijk van het budget en hun prioriteiten. Sommigen verkiezen bijvoorbeeld een prachtige inkleding en wisselen de champagne voor schuimwijn. Koppels gaan met onze partners aan de slag of we fungeren als tussenpersoon en doen het zelf van a tot z.”
“Per project wordt een eventplanner toegewezen die verantwoordelijk is van begin tot einde, een vast aanspreekpunt en vertrouwenspersoon. Er zijn ook veel creatieve klanten die bijvoorbeeld zelf instaan voor de decoratie, al is er hier niet zoveel nodig. De hoeve heeft een warme uitstraling met veel houtelementen.”
“We organiseren meer dan 100 trouws per jaar”
Veel Kortrijkzanen, maar ook mensen uit Gent, Antwerpen, Brussel en zelfs buiten België – zoals de Amerikaanse Dana Wielgus en Nederlandse Tim Zijlmans op oudejaar – vinden hun weg naar Hoeve De Blauwpoorte voor hun huwelijk. “Mensen die van verder afkomstig zijn, kiezen vaker een verlengd weekend zodat de verplaatsing de moeite is en overnachten dan in de buurt”, vertelt Sarah. Samen met haar vast team, freelancers, flexi’s en jobstudenten wordt alles in goede banen geleid.
“Er komt veel bij kijken. Tot in detail wordt alles voorbereid en ligt het draaiboek klaar. Op dat vlak zijn we freaks (lacht). Het moet perfect zijn. Er kan veel foutlopen, maar hier hebben we nog nooit iets meegemaakt. Op huwelijken – de mooiste dag van mensen hun leven – is er geen ruimte voor fouten. Iedereen is getraind om perfectie af te leveren en voor een heel goede service te staan. Als er iets zou foutlopen, lossen wij het op zonder dat de klant wordt geconfronteerd met het probleem.”
Snel schakelen
Lisa Verhamme (27) was vorig jaar de eventplanner voor de trouw van Jens en Mathieu, u wellicht bekend van eetcafé Het Paleitje. “Er werd ineens regen voorspeld tijdens de ceremonie, maar verhuizen van de boomgaard naar de schuur was geen optie. We hebben snel geschakeld met de cateraar en switchten de timing: eerst de receptie binnen en dan een droge, zonnige ceremonie buiten. Vervolgens walking dinner in de tent. Het is en blijft België. Je moet snel denken en handelen, liefst onzichtbaar.”
Als allerbelangrijkste tips geven Sarah en haar team: doe vooral je eigen ding, geef uit handen de dag zelf en geniet. “Mensen hebben vertrouwen in ons en durven uit hun comfortzone te komen, al blijven we trouw aan hun moodboard. Als een koppel toekomt, verdwijnt de eerste stress als ze de eventlocatie zien. Dan is het vooral belangrijk om te genieten. Wij zijn er om te ontzorgen zodat mensen de beste dag van hun leven ten volle kunnen beleven”, besluit Sarah.
Zonnige maanden het populairst om te trouwen
In het stadhuis van Kortrijk zijn (voorlopig) 287 huwelijken gepland voor 2024, met topmaanden in mei (46), juni (41) en juli (44). In januari vonden er maar vijf huwelijken plaats en voorlopig staan er slechts twee in november en vier in december gepland. “Nochtans kan je in de winter eigenlijk magische dingen creëren, zeker met lichtspel en veel kaarsen. Een gezellige wintersfeer kan mooier zijn dan een regenachtige dag in juli. Ook voor de gasten – waarvan de meesten kunnen aanwezig zijn die periode – is het leuk, want de verwachtingen liggen anders. Er komt ook geen stress aan te pas voor het weer aangezien evenementen in de winter toch binnen doorgaan”, zegt Sarah Kemseke, zaakvoerder van evenementenlocatie Hoeve De Blauwpoorte.
In Kortrijk is het sinds enkele jaren mogelijk om buiten te huwen van mei tot en met september. Dat kan voorlopig op één plaats: de verlaagde Leieboorden, kant Broelkaai. En dat ontdekken mensen steeds meer. In 2022 waren er vier buitenhuwelijken, in 2023 16 en voor 2024 staat dat aantal voorlopig al op 19.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier
