Een Europese finale voor een overvol huis. Daar komt heel wat bij kijken. Gerdy Geleyn en Evelien D’Haene hebben al een pak ervaring bij het organiseren van titelfinales, maar dit slaat alles. Woensdagavond 29 maart wordt de heenmatch afgewerkt, een week later wordt in Roeselare beslist wie de beker – ondertussen al gearriveerd in Roeselare – in de trofeeënkast mag zetten. “We konden onze zaal enkele keren uitverkocht hebben. Nu nog komen aanvragen voor tickets binnen, terwijl de match in een dik uur uitverkocht was.”
Bij alles wat administratie en commerciële events betreft bij Knack Roeselare heeft Evelien D’Haene wel een aandeel. Gerdy Geleyn is de man die het operationele mee in goede banen leidt en ook op de Europese verplaatsingen van de partij is. “Weet je dat ik nog nooit een buitenlandse trip heb meegemaakt”, stipt Evelien aan. “We zeggen haar altijd dat ze eens mee moet”, lacht Gerdy. Maar Evelien countert: “Het is ook niet onbelangrijk dat hier iemand ter plaatse is.”
14 dagen geleden bleek dat nog maar eens. Terwijl in Piacenza de Roeselaarse delegatie nog nagenietend van de plaatsing voor de CEV Cup-finale met een glaasje proseco in de hand stond, werd door Evelien de ticketverkoop geopend. “Van het moment dat Modena op 2-2 kwam in Belchatow zette ik de onlineverkoop open. Nog voor middernacht was alles uitverkocht.”
Ook 400 staanplaatsen
In normale omstandigheden kunnen in de Tomabelhal 1.950 mensen plaatsnemen. “De abonnees hebben voorrang, zij kunnen hun plaatsje behouden. De overige zitjes gingen dus in een mum van tijd de deur uit. Maar de vraag oversteeg natuurlijk het aanbod, we konden onze zaal enkele keren uitverkocht hebben. Maar na samenspraak met politie en brandweer mogen we nog ruim 400 staanplaatsen vrijgeven. Achter de ledboarding aan de kant van het foyer komen er 160 mensen, ook in de hoeken van de zijtribune kunnen telkens nog een 20-tal mensen staan en achter blok 1 en blok 3 mogen ook mensen staan. We zullen ook nog banken zetten voor die tribunes. Zo zouden we toch moeten afklokken op 2.400 mensen die de finale kunnen bijwonen.”
Maar ook dat voldoet nog niet aan de vraag. “We hebben al een beuk gereserveerd in de Expohallen. Daar zouden we een groot scherm zetten en de zaal laten aankleden door Twice. Het zou ook ideaal zijn om nadien de mensen uit de volleyzaal naar daar te laten gaan om het feest verder te zetten. Daar is meer ruimte, zeker gezien de massa aanwezigen”, redeneert Evelien. Gerdy: “Winst of verlies. Het maakt niet uit, het wordt sowieso een groot feest. Alleen al het feit dat we die finale bereiken is uniek. Maar ik maak me ook sterk dat we kans maken. Als je Piacenza kan verslaan, kun je ook winnen van Modena. Maar makkelijk wordt het allerminst.”
Persbelangstelling
De avond zelf is er natuurlijk ook nood aan veel helpende handen. “We schatten een 100-tal. De bar moet bemand worden, er zal security aanwezig zijn, in de vip zijn ook mensen nodig. In totaal hebben we die avond ook 300 vips, dat aantal kunnen we niet optrekken omwille van gebrek aan ruimte. In principe zouden we nog vipruimte kunnen creëren in het voetbalstadion, maar je moet die mensen dan ook een plaatsje geven in de zaal en dat hebben we niet meer ter beschikking. Ook de persbelangstelling is enorm. Normaal hebben we ruimte zat daar, maar nu zal het puzzelen worden. We zullen iedere vierkante meter van onze zaal gebruiken. Zowel de heen- als de terugwedstrijd worden overigens uitgezonden door Sporza. Wij zullen de heenmatch hier volgen in de Bistro.”
“Elke vierkante meter van onze zaal zullen we gebruiken”
Ook de politie zal ter plaatse zijn. “Bij Europese wedstrijden zijn er meestal twee politiemensen op post, naar gelang de tegenstander kan dat oplopen. Dit keer zijn we met de politie overeengekomen dat ze toch wat meer volk op de been brengen. We denken immers dat er toch mensen zonder ticket zullen proberen binnen te geraken. En we willen dat iedereen die een ticketje betaalde, wel rustig de wedstrijd kan bijwonen. We verwachten ook een 100-tal Italiaanse fans.”
Maar eerst is er nog de heenmatch in Modena woensdag. “De interesse van onze fans is ook groot. Ik schat dat we nu al een 100-tal mensen hebben die zullen meereizen, de meesten per vliegtuig, maar ik hoor ook al van fans die de trip met de wagen zullen maken. In principe hebben de bezoekers recht op tien procent van de tickets, maar dat raakt bijna nooit ingevuld. Zeker niet bij verre verplaatsingen en in Modena kan 4.500 man binnen. Onze fans kiezen zelf hun hotel natuurlijk, maar het gebeurt wel vaker dat ze bij ons op hotel liggen. Maar onze fans respecteren de rust van onze spelers.”
Gerdy Geleyn maakte dit jaar al Europese verplaatsingen van Knack mee. “Er komt wel wat bij kijken. De verplaatsing naar de luchthaven en zorgen dat iedereen zijn paspoort mee heeft. Ze zouden ook wel eens een stuk bagage durven vergeten op de bus of zo. In coronatijden was het heel hectisch, toen moesten die plf-formulieren ingevuld worden”, gaat Gerdy verder. Evelien: “Ik heb die meestal zelf voor de spelers ingevuld. Je mag je niet voorstellen dat iemand niet het vliegtuig op mag, of niet terug kan. En de spelers moeten hun focus houden op de wedstrijd.”
Bulgaarse bananen
Ook ter plaatse heeft Gerdy zijn rol. “Sinds vorig jaar krijg ik daarbij assistentie van Yves Cnudde. Ik ga altijd op hotel eerst kijken of de videoruimte waar onze coach zijn tactische bespreking houdt in orde is. Ter plaatse moet je vaak nog wat probleempjes oplossen. In Piacenza werd onze Braziliaan Maicon Leite ziek. We hebben die snel moeten afzonderen, maar uiteindelijk bleek het geen corona, maar een zware griep. Bij onze trip naar Bulgarije was er geen fruit te vinden in het hotel en onze spelers appreciëren bananen omwille van hun snelle suikers. Te duur volgens het hotel en toen we er in de stad gingen kopen, bleek dat ook te kloppen. In Lissabon was er onvoldoende ijs in het hotel om de spelers een ijsbad te laten nemen. We zijn dan in een supermarkt zakken met ijsblokjes gaan kopen en met één zak kom je niet ver natuurlijk. Dus kochten we daar bijna al het ijs op.”
Het hotel op verplaatsing wordt meestal gekozen op voorzet van de thuisploeg. “Ook wij stellen een hotel voor aan onze tegenstander, dat is het Mercure Hotel, en daar gaan ze ook altijd op in. Niet enkel de bezoekers, maar ook de buitenlandse refs slapen daar. Ook voor het vervoer staan wij meestal met vrijwilligers in. Bij een Europese match is er altijd één supervisor mee, dit keer is dat de Nederlandse Riet Ooms. Ook een buitenlandse eerste en tweede scheidsrechter komen de wedstrijd leiden. Die drie mensen logeren ook in Mercure. De twee lijnrechters en de reservescheidsrechter mogen Belgen zijn, die hoef je niet te slapen te leggen, maar je moet hen uiteraard wel vergoeden. En wellicht komt ook nog een delegatie mee van de CEV Cup. En ook de ceremonie moeten we voorbereiden. Een nationale hymne mag er niet weerklinken, maar we moeten een podium voorzien. Onze trouwe speaker Bart Bataille zal daar wel zijn invulling aan geven. Het is Geert De Dobbeleer, directeur bij Volley Vlaanderen en ook bij CEV actief, die de trofee zal uitreiken. Maar dat stond al vast van voor wij de finale haalden.”
De zaal wordt de avond voordien ook nog aan een grondige inspectie onderworpen. “We moeten alle andere lijnen dan die van het volleybal afplakken, men controleert de lichtsterkte en de werking van de videochallenge, er mogen ook geen sponsors zichtbaar zijn beneden de vijf meter…”
De cup is er al
Ondertussen is ook al de CEV Cup toegekomen. “Die beker kwam uit Italië, de medailles werden vanuit Servië opgestuurd. Die staat nu nog bij mij op het bureau”, lacht Evelien. Maar die zou ongetwijfeld niet misstaan in de trofeeënkast in de vip. “Het zal sowieso een topavond worden.”
En dat te midden ook al drukke tijden. In de Champion Play-Offs gaat Knack nog volop voor het verlengen van de titel, de beker haalde het al. In maart alleen al waren er acht wedstrijden. Aalst werd bereid gevonden om de competitiematch te verplaatsen, zodat Roeselare tussen de heen- en terugwedstrijd tegen Modena niet aan de bak moet. Voor de Knack-medewerkers zal er weinig rust zijn. Maar iets in ons zegt dat ze dat niet al te erg vinden.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier
