De gemeente ging onlangs de samenwerking aan met de Intergemeentelijke Archiefdienst (IGA) van Dienstverlenende Vereniging (DVV) Westhoek. Lieze Neyts zal als coördinator daarvan het archief van Lo-Reninge onder handen nemen.
De IGA ondersteunt zes gemeentes: naast Lo-Reninge ook De Panne, Diksmuide, Veurne, Zonnebeke en Mesen. “Als kleine gemeente is het niet zinvol om een voltijdse archivaris in dienst te nemen, daarom is de toetreding tot deze Intergemeentelijke Archiefdienst voor Lo-Reninge een uitstekende oplossing”, meent burgemeester Lode Morlion. “Lieze zal om de 14 dagen één dag aanwezig zijn en ze zal instaan voor de ontwikkeling en uitvoering van zowel het digitale als het analoge archiefbeheer. Vanaf 1 juli wordt er nog een extra deskundige aangesteld.”
Lieze Neyts, die zelf in Lo woont, heeft kunstwetenschappen gestudeerd, en ze is ook archivaris. “Er is uiteraard nog een papieren archief, waarvan de oudste documenten zelfs dateren van de jaren 1850. We moeten ook bepalen welke oude documenten belangrijk zijn of historische waarde hebben, en of ze wel of niet moeten bewaard worden. Dit betekent niet dat we alles automatisch moeten digitaliseren; dat geldt vooral voor zaken die veel worden gevraagd voor raadpleging. Oude waardevolle papieren documenten moeten we goed verpakt bewaren. Voor het bewaren van het digitale archief geldt eigenlijk dezelfde redenering: we moeten er gewoon voor zorgen dat we alles binnen 50 jaar nog terugvinden. We moeten er ook voor zorgen dat het digitale beheer gestructureerd verloopt.”
overheidsinformatie
“We zullen alles uitwerken per dienst, gelinkt aan een mappenstructuur, die ook gemeenschappelijk zal zijn voor de gemeentes. We bereiden ons nu al voor om in te stappen in het E-depot Vlaanderen, dat bedoeld is om alle digitale overheidsinformatie te beheren, bewaren en ontsluiten op zowel korte als lange termijn. In het archief nemen we alle bestuursdocumenten op die een bepaalde tijd moeten bewaard worden, ongeacht de datum, de vorm of de drager. In de eerste dynamische fase worden de gemeentelijke diensten gesensibiliseerd over de richtlijnen en procedures. Er zullen heel wat gesprekken plaatsvinden met de diensten, uitgaande van de taken, de processen… Het is de bedoeling dat alles op een server terechtkomt waar iedereen de mappen kan terugvinden en bewerken. In een tweede semi-dynamische fase bekijken we de overdracht van het archief. De derde fase, de statische fase, heeft betrekking op het archief dat geen administratieve waarde meer heeft. Het papieren archief dat we op lange termijn willen bewaren gebeurt op een duurzame manier, in zuurvrije verpakking. Het digitale archief moet leesbaar, authentiek en integer worden opgeslagen bij E-depot Vlaanderen.” (Myriam Van den Putte)
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier
