Woensdagochtend was het na maanden van plannen eindelijk zover: de aftrap van De Warmste Week! Honderden vrijwilligers, medewerkers en technici waren tot de laatste minuut in de weer om alles af te krijgen voor de 100.000 bezoekers en fans die deze week op het Nelson Mandelaplein verwacht worden. Carine Coigné (59) van het Team Stadsmarketing coördineert alles en werd daarom prompt benoemd tot ‘De Warmste Vrouw’. Ze nam ons tussen de vele telefoontjes en vergaderingen door, mee op sleeptouw. “Eigenlijk bekijk ik dat zoals elk ander evenement, alleen is het nu wel een stuk groter.”
Wie een uurtje op het kantoor van Carine Coigné en haar rechterhand Virginie Lambrecht (42) doorbrengt, weet best hoe je het hoofd koel moet houden. Tussen de rinkelende telefoons Carine heeft er maar liefst drie die op elk uur van de dag afgaan -, de binnen- en buitenrennende collega’s en de stapels paperassen voelen de twee zich als vissen in het water. Bij elke vraag die we stellen, bladert Carine snel even door haar productieboek, ‘De Bijbel’ zoals zij en haar collega’s die noemen. “Daar staat werkelijk alles in”, vertelt ze.
“Van het huisreglement tot het aantal (gratis) toiletten en het feit dat ook ezels hun identiteitskaart moeten kunnen voorleggen voor ze toegelaten worden. (lacht) Dat is trouwens geen grapje”, benadrukt ze. “Vanuit Kuurne komt er een delegatie met ezels ten voordele van vzw Autentico. Honden mogen ons plein niet op (voor assistentiehonden is er een uitzondering, red.), ezels wel. Maar dus alleen als ze hun identiteitskaart bij zich hebben.” “Een van de vele zaken die we de afgelopen maanden bijgeleerd hebben”, vult Virginie aan met de glimlach.
Je moet wel nog kunnen lachen, anders hou je het gewoon niet vol. Maar geloof me: er zijn hier geregeld vloekmomentjes – Carine Coigné
Brandjes blussen
Dat er ondanks de koortsachtige sfeer nog gelachen kan worden op de kantoren van de communicatiedienst is meteen duidelijk. “Dat moet wel, anders hou je het niet vol”, aldus Carine. “Al kunnen we hier onder elkaar ook eens vloeken hoor.” Nochtans is brandjes blussen geen probleem voor het team. Dat blijkt duidelijk als niet veel later Gautier van communicatie en Veerle van protocol het kantoor binnen komen gevlogen. Er is een probleem met de caravan die de stad huurde. Bedoeling was om die midden in de nacht van dinsdag op woensdag het Nelson Mandelaplein op te manoeuvreren en van daaruit peukenetuis en foldertjes uit te delen. “Maar het meest recente opstellingsplan van Studio Brussel verwijst ons naar het verdomhoekje aan de fietsenstalling van het CVO”, betoogt Gautier. “Niemand die ons daar zal vinden.” Improviseren dan maar. De caravan wordt afgezegd, studenten van Vives zullen de etuis ter plaatse uit delen. “Zou dat wel mogen?”, vraagt Veerle zich af. Dat zoekt Carine nog even uit.
Meteen hotels geboekt
Haar collega’s zijn nog maar net de deur uit als de telefoon opnieuw rinkelt. “Hoezo dat is nu nog niet oké? Moet je dan weer herbeginnen?”, klinkt het verwonderd. “Maar dat ging niet over De Warmste Week hoor. Het gewone werk moet ook nog gedaan worden. Collega Johan sleutelt aan een nota voor het schepencollege rond Westtoer. Ikzelf overzag deze zomer ook nog Alcatraz en niet lang geleden de 6 Uren van Kortrijk-rally. Op 22 december is er nog een groot baskettornooi en ook de Urban Cross hadden ze nog op mijn bordje willen schuiven, maar daar heb ik toch vriendelijk voor bedankt.” Ze moet zelf lachen van de bovenmenselijke opsomming.
Het team is al sinds eind mei op de hoogte van de komst van De Warmste Week naar Kortrijk en liet geen dag onbenut. “Het eerste dat we gedaan hebben is de hotels boeken”, weet Virginie. “We hadden in totaal zo’n 100 kamers nodig voor crew en artiesten.” “En als tweede hebben we nog snel een weekje congé genomen”, vult Carine aan. “Want we wisten dat het er niet snel opnieuw van zou komen. (lacht)”
Veel échte drama’s hebben zich gelukkig nog niet voorgedaan. De spoorstaking van gisteren (donderdag,red.) baart haar wel zorgen? “Klopt, toen dat bekend raakte hadden we toch weer een van die vloekmomentjes”, aldus Carine lachend. “Het enige dat nu nog roet in het eten kan gooien, is het weer. Slecht weer, daar ben ik altijd een beetje bang voor. Vooral voor wind houd ik mijn hart vast. Dit jaar hadden we daar op Alcatraz een probleem mee. Er was zelfs even sprake van dat we alles stil zouden moeten leggen. Ik zou het vreselijk vinden als dat hier ook zou gebeuren. Maar helaas hebben we daar als organisatie weinig over te zeggen”, sluit ze af met een brede smile.
De week van Carine in een notendop
Vrijdag 13 december
“Hoe druk ik het ook heb, op vrijdag ga ik traditioneel om boodschappen voor mijn ouders”, vertelt Carine. “Ze zijn 89 en 86 jaar oud en hebben alleen mij nog. Mijn broer overleed immers op jonge leeftijd. Ze merken wel dat ik het drukker heb, dat geldt trouwens ook voor mijn man, maar ze weten dat dat bij de job hoort en steunen mij daarin.”
Zaterdag 14 december
Traditioneel geen werkdag voor de stadsdiensten, maar Carine kwam toch de berg papier op haar bureau wat klasseren. “Ik kan er niet goed tegen als mijn kantoor overhoop ligt”, verklaart ze haar drukke weekend. “Bovendien moet je bij een evenement als De Warmste Week ten allen tijde het overzicht kunnen bewaren. Er moesten ook nog een paar honderd mails beantwoord worden en ik had nog een nota die af moest.”
Zondag 15 december
Ook zondag is gewoonlijk een vrije dag. “Maar ik probeer tussen 7 uur ‘s morgens en middernacht toch telefonisch bereikbaar te zijn”, klinkt het. “Zo vroeg Studio Brussel vandaag om een borstelwagen te sturen naar het Nelson Mandelaplein. Ook de afvoerputjes moesten daar dringend ontstopt worden en ik kreeg de vraag of de lichten op het plein niet automatisch aan en uit kunnen. Ik regel dat natuurlijk niet zelf. Die vragen bezorg ik gewoon aan de juiste diensten.”
Ook op zaterdag moeten nog een paar honderd mails beantwoord worden
Maandag 16 december
Op maandag verraste schepen Kelly Detavernier het communicatieteam van Carine met een drink. “Na al hun harde werk hadden ze dat wel verdiend”, aldus de schepen. “Iedereen dacht dat ze een vergadering hadden met mij. De meesten hebben zelfs plichtbewust hun schriftje mee om te noteren”, klinkt het lachend.
Dinsdag 17 december
Alle mogelijke laatste details worden afgewerkt. “Echte stress is er nu niet meer”, aldus Carine. “Uiteindelijk is De Warmste Week een evenement zoals ik er al zoveel organiseerde. Het is alleen wat groter.”
Woensdag 18 december
D-Day! Waar je Carine ook ziet, ze komt er hijgend aan. “Vandaag ren ik inderdaad van hot naar her”, bevestigt ze. “De stewards werden deze morgen al gebrieft en we overliepen het veiligheidsplan nog eens met de politie. De logo’s die we aanbrachten op de wandelweg tussen het station en de inkom van De Warmste Week bleken vervaagd. Die moesten nog even opnieuw geschilderd worden. En dan hadden we nog een kleine parkeercrisis. Maar het weer zit mee en wij zijn klaar om er de komende week een lap op te geven!”
De Warmste Week
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier