Directiesecretaresse / -secretaris

Voltijds
Onbepaalde duur
Knokke-Heist

Bij LUGANO via VDAB

Functieomschrijving

La Terrasse du Zoute, sinds 2009 een "place to be" in het bruisend hartje van Knokke, het Zoute. Een luxe brasserie waar we streven om onze gasten een onvergetelijke unieke culinaire beleving te laten ervaren.
L’Hôtel Lugano **** is sinds 1939 een vaste waarde in Knokke-Heist wanneer het komt op prestige en klasse.
Om deze 2 fantastische ondernemingen in goede banen te leiden, zoeken wij een rots in de branding voor onze directie te ondersteunen.
Organiseren en uitvoeren van administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directie.
Wat zijn u taken als directiesecretaresse / -secretaris?

administratie:

verzorgt de brief/mail-wisseling van de directie

controleert en selecteert in- en externe aanwijzingen

handelt zelf routine-matige zaken af

beantwoordt telefoons; telefoneert in opdracht van directie

beheert agenda van directie, maakt afspraken en reservaties, kent zijn prioriteiten

werkt met vertrouwelijke gegevens

bereidt vergaderingen voor; maakt agenda op, notuleert en schrijft het verslag, opvolgen van uitvoeringen en beslissingen, deadlines

verzamelt en verwerkt diverse gegevens

vraagt of zorgt voor relevante informatie bij in- en externe instanties of betrokkenen

klasseert documenten, houdt dossiers en archieven bij

bestelt en beheert kantoormateriaal

verricht bijkomende werkzaamheden

Je profiel

Profiel als Directiesecretaresse / -secretaris:

bij voorkeur enig ervaring, is geen must
pro-actief en hands-on mentaliteit
verzorgd voorkomen
service gericht en klantvriendelijk
kunnen omgaan met mensen
punctueel
discreet
ervaring met microsoft Teams is een must
collegiaal en flexibel
spreekt vloeiend Frans en Nederlands

Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, …)

Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, …)

Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren

Brieven, verslagen, nota's, … opstellen en redigeren

Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Ons aanbod

Aanbod voor de Directiesecretaresse / -secretaris:
Deel uitmaken van een gedreven team in een prachtige zaak waar er ruimte is voor eigen initiatief en inbreng.
Uren zijn te bespreken.
fulltime – 38u/week
Mooie verloning met extra legale voordelen ( maaltijdcheques, eco-cheques en hospitalisatieverzekering)
Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duu
Loon: €2.600,00 – €2.900,00 per maand bruto

Competenties

  • Geen specifieke studievereisten
  • Beperkte ervaring
Solliciteer nu

To apply for this job please visit www.regiotalent.be.