Organiseer zélf een koers in 10 stappen (maar het kost je wel 3.000 euro en een pak werk)

Om aan de lijve te ondervinden wat een organisator meemaakt, organiseerde de redactie van KW zelf een (fictieve) junioreskoers voor de gebouwen van Roularta. © Ronny Neirinck
Wouter Vander Stricht

Hoe duur is dat nu, een wielerwedstrijd organiseren? En met welke papiermolen en uitdagingen wordt een organisator geconfronteerd? Om dat aan de lijve te ondervinden besloot de redactie van KW om een eigen (fictieve) koers op poten te zetten. Samen met enkele echte organisatoren maakten we een stappenplan voor onze KW Classic, een regionale wielerwedstrijd voor juniores op zaterdag 8 juli, met start en aankomst voor de Roularta-gebouwen in Roeselare.

Stap 1: Vind een koerscomité dat aangesloten is bij de bond

Een wedstrijd kan enkel georganiseerd worden onder de auspiciën van een bij Wielerbond Vlaanderen (Cycling Vlaanderen) aangesloten club. Heel wat wijkkoersen organiseren onder de vlag van een wielerclub uit eigen stad of dorp. Gezien wij geen wielerclub zijn, zoeken we dus een bereidwillige vereniging om ons daarin te steunen. De Mandelzonen uit Roeselare willen dat peterschap voor ons gerust op zich nemen.

Kostprijs: 0 euro. Als we ons aansluiten bij de bond, zouden we wel lidgeld moeten betalen. Maar voorlopig gaan we dus organiseren onder de vleugels van De Mandelzonen.

Tijd: mits wat connecties in het verenigingsleven, komen we er met één avondje vanaf.

Stap 2: Kies een datum

Het KW-bestuur opteert voor een zomerkoers, net voor de jaarlijkse bedrijfssluiting van Roularta. We kiezen voor zaterdag 8 juli en willen een wedstrijd voor juniores organiseren. Die datum moet je voor 1 november van het jaar ervoor doorspelen aan de wielerbond. Tenminste als het gaat om een gewone, lokale koers. Wedstrijden die een plaats moeten krijgen op de (inter)nationale kalender moeten vroeger aangevraagd worden.

Kostprijs: 0 euro.

Tijd: een vergadermoment van een avond moet volstaan om daar tot een consensus te komen.

Stap 3: Bepaal je parcours

De omloop mag volgens het reglement van de wielerbond 100 km lang zijn. We stippelen een parcours uit van om en bij de 4 km en kiezen voor 25 rondes. Start en aankomst willen we geven voor de Roularta-gebouwen in de Meiboomlaan. “Dat is een invalsweg naar het Roeselaarse centrum, maar dat hoeft op zich geen probleem te zijn”, zegt Björn Leenknegt, publieksmedewerker sport. “Zolang het maar een open parcours is, dan mag het verkeer mee in de richting van de koers rijden. In het geval van de Meiboomlaan zijn er met de Meensesteenweg en de Iepersestraat alternatieven om het centrum te bereiken.”

Kostprijs: 0 euro.

Tijd: een dag.

Stap 4: Doe een aanvraag bij de gemeente

Het schepencollege moet de aanvraag voor een wielerwedstrijd goedkeuren. Eens dit gebeurd is, moet ook de politie op de hoogte gebracht worden. Vaak doet de gemeente dit zelf. Eens je ook daar de goedkeuring hebt, krijg je te horen op welke plaatsen je seingevers moet plaatsen. “In Roeselare kun je je aanvraag in één beweging doen via het digitaal evenementenloket. Alle diensten worden dan automatisch op de hoogte gebracht.”

Kostprijs: 0 euro.

Tijd: een avond door de administratieve molen werken.

Stap 5: Ga naar de kalendervergadering

Op de kalendervergadering wordt de definitieve datum vastgepind. Zo mogen er in onze provincie op één dag geen vijf junioreswedstrijden zijn. Op 8 juli hebben wij in West-Vlaanderen enkel ‘concurrentie’ van Desselgem. Een verplichting is onze aanwezigheid op de vergadering niet, maar als nieuwe organisator is dit zeker een aanrader. Zit je met vragen, dan kan je dat daar nog stellen.

Kostprijs: verplaatsingskosten.

Tijd: een avond.

Stap 6: Betaal je organisatievergunning

Bij de juniores bedraagt die 272 euro. Daarvoor stuurt de bond de nodige commissarissen naar de wedstrijd, maar bovenal zit je verzekering hierin. Onze medewerkers zijn hierdoor 24 uur voor en 24 uur na de wedstrijd verzekerd. Ook de officiële volgwagens en ambulance, maximum zes in totaal, kun je zo laten verzekeren. De wielerbond haalt aan dat de duurder geworden verzekering de hoofdreden is voor de stijgende prijs van de organisatievergunningen.

Kostprijs: 272 euro.

Tijd: vijf minuten.

Stap 7: Zoek sponsors

Grote bedrijven tonen zelden interesse in de kleinere wielerwedstrijden, we moeten het dus doen met de kleine zelfstandigen uit de buurt. Al kloppen wij natuurlijk ook wel even aan bij het moederhuis Roularta om wat steun en mag Krant van West-Vlaanderen, die zijn naam verbindt aan de wedstrijd, natuurlijk niet ontbreken. “De tijd is voorbij dat de bakker of beenhouwer zomaar 50 euro geven. Je moet ze ook wat in return geven”, klinkt het bij de meer ervaren organisatoren.

Kostprijs: 0 euro, al kost het de medewerkers wat verplaatsingskosten en op café hier en daar een pint.

Tijd: heel wat avonden.

Stap 8: Contacteer het Rode Kruis

Het is verplicht om bij een wielerwedstrijd een ambulance achter het peloton te hebben en een hulppost die meestal aan start en aankomst wordt opgetrokken. De wielerbond erkent niet alleen het Rode Kruis. Ook Het Vlaamse Kruis is erkend als hulpdienst, net als de private aanbieders op de markt. Het Rode Kruis Roeselare maakte een offerte voor een ziekenwagen, materiaalwagen, radiocommunicatie, hulppost aan de aankomst en totaal vijf vrijwilligers. Dit onafhankelijk van het aantal interventies die eventueel plaatsvinden.

Kostprijs: 567,3 euro.

Tijd: één avond.

Stap 9: Bepaal het prijzengeld

Door de wielerbond zijn de prijzengelden vastgelegd per leeftijdscategorie. Het al dat niet geven van premies staat ons vrij. Maar om je wedstrijd aantrekkelijk te maken, voorzie je die best. Startgelden worden er niet gegeven in lokale wedstrijden, al gebeurt het wel eens dat pakweg een Belgisch kampioen de organisatie contacteert met een voorstel.

Kostprijs: vast prijzengeld (665 euro) en tien premies van 15 euro (150 euro).

Tijd: enkele avonden voor het zoeken van sponsors voor de premies.

Stap 10: Zoek seingevers en medewerkers

We contacteren een seingeversvereniging, die met 30 manschappen naar Roeselare komt afgezakt. Tien dagen voor de wedstrijd flyeren we ook in de straten op het parcours en de omliggende straten. Met onze medewerkers zetten we het parcours klaar en breken het nadien ook af.

Kostprijs: 30 seingevers x 15 euro = 450 euro, 250 euro voor het drukken van flyers en affiches.

Tijd: enkele avonden, gezien we seingevers en medewerkers ook willen briefen. De dag van de koers zelf een hele dag voor klaarzetten en opbreken van het parcours.

Organiseer zélf een koers in 10 stappen (maar het kost je wel 3.000 euro en een pak werk)