Twee vaste 'mail-momenten' per dag. En 'bibliotheek-uur' - waarop de werknemers onderling niet mogen praten - tussen 8 en 10 uur's morgens. Om 16.30 uur zit de werkdag er op en hoeven werknemers geen professionele telefoons of mails meer te vrezen. Klinkt aantrekkelijk? Voor de 33 werknemers van studiebureau Jonckheere is het sinds enkele jaren de realiteit. Het bedrijf won er donderdagavond dan ook de Liantis Award Welzijn en Preventie mee. "Ik heb de verplichting om mijn mensen mentaal gezond te houden en te behoeden voor burn-outs. En daarom proberen we hun hoofd rustig te houden. Geen evidentie, want werknemers worden tegenwoordig overspoeld door prikkels", zegt zaakvoerder Koen Jonckheere (49).
...

Twee vaste 'mail-momenten' per dag. En 'bibliotheek-uur' - waarop de werknemers onderling niet mogen praten - tussen 8 en 10 uur's morgens. Om 16.30 uur zit de werkdag er op en hoeven werknemers geen professionele telefoons of mails meer te vrezen. Klinkt aantrekkelijk? Voor de 33 werknemers van studiebureau Jonckheere is het sinds enkele jaren de realiteit. Het bedrijf won er donderdagavond dan ook de Liantis Award Welzijn en Preventie mee. "Ik heb de verplichting om mijn mensen mentaal gezond te houden en te behoeden voor burn-outs. En daarom proberen we hun hoofd rustig te houden. Geen evidentie, want werknemers worden tegenwoordig overspoeld door prikkels", zegt zaakvoerder Koen Jonckheere (49).En net die prikkels wil het bedrijf zoveel mogelijk beperken. We stappen om 9 uur dan ook een zeer atypische werkvloer op. Aan het werk zijn onder andere ingenieurs, landmeters en architecten. Maar geen van hen is aan het praten, het is er muisstil. "Uiteraard doen ze nu wel extra hun best", zegt zaakvoerder Koen met een knipoog. "We moeten er op zich wel op toezien dat het "bibliotheek-uur" nageleefd wordt. Maar we vragen de mensen om tijdens die twee uur niet met elkaar te praten. Uiteraard gebeuren er wel telefoons en moeten dringende zaken besproken kunnen worden. Maar we merken alleszins dat die twee uren zeer productief zijn en dat mensen ook echt gaan nadenken over waar ze hun collega's buiten die twee uur voor gaan storen. Dat gebeurt nu niet meer voor pietluttigheden."Na het "bibliotheek-uur" kunnen de werknemers meestal hun mails doornemen. Want die worden elke dag zowel om 10 uur als om 14.30 uur doorgestuurd. De mails voor het studiebureau komen al sinds jaar en dag op een centraal adres toe. De secretaresse bundelt die en verstuurt ze naar de juiste werknemers. "Op die manier worden onze mensen niet gestoord door nieuwsbrieven of reclame. En we hebben zicht op wie misschien wat steun kan gebruiken. Ook onbeschofte mails kunnen we op die manier onderscheppen. Daarvoor hebben we een standaard antwoord waarin we meegeven dat zo'n zaken niet met onze ethische code overeenstemmen en dat we die niet naar onze mensen doorsturen. Meestal volgt dan een verontschuldiging als antwoord. Of werknemers zich niet gecontroleerd voelen omdat de baas elke e-mail kan meelezen? Die opmerking kreeg ik alleszins nog nooit. Ik ga ervan uit dat iedereen hier e-mails stuurt waar niets in staat dat ik niet zou mogen zien", zegt zaakvoerder Koen. Sinds een drietal jaar worden de mails ook op twee vaste momenten doorgestuurd. "Een verademing", noemt Bart Deschaght (52), die er al 28 jaar werkt, het. "Op die manier kun je je tijdens het werken echt concentreren op waar je mee bezig bent. Als je door een inkomende mail gestoord wordt, duurt het tien minuten vooraleer je weer gefocust geraakt. Dat probleem hebben wij nu helemaal niet meer. We werken door en houden ons twee keer per dag met die mails bezig." Collega Filip Algoedt (46) treedt hem bij: "Vroeger kon je 's middags soms het gevoel hebben dat je nog niets anders had gedaan dan mails lezen en beantwoorden. Maar nu heb je na twee uur al een zeer productief gevoel."Twee mailmomenten per dag. Een zondvloed aan e-mails zou je dan denken. Maar dat is niet het geval. In totaal komen gemiddeld slechts 200 mails per dag bij het bedrijf toe. Daarvan worden er slechts 150 effectief doorgestuurd. Een zeer laag aantal voor een bedrijf met meer dan dertig werknemers. Maar daar ziet de zaakvoerder zelf geen graten in. "Als het écht zo dringend is, kunnen ze ons altijd bellen natuurlijk. Maar de meeste mensen waar wij mee samen werken zijn op de hoogte van onze visie. En wij proberen hen daar ook in te sensibiliseren. En te vragen om vragen te bundelen in plaats van om het half uur een mail met een nieuwe vraag te sturen."Het moge duidelijk zijn: de zaakvoerder hamert op de mentale gezondheid van zijn personeel. Een burn-out kwam volgens hem dan ook nog nooit voor binnen het studiebureau. "Ik heb liever mensen die acht uur keihard werken en mentaal gezond zijn en blijven, dan mensen die twaalf uur werken en dan vier maanden uit vallen. En ik ben ervan overtuigd dat heel wat burn-outs niet te genezen vallen door de mensen zelf, maar net door de werkomgeving te veranderen. Net daarom ben ik ook nog over een manier om de smartphone te bannen aan het nadenken. Want die blijft uiteraard wel voor externe prikkels zorgen. Een bakje waar die in gedropt wordt of een regel om de smartphone op de rand van de tafel te leggen. Ik ben er nog niet uit."(TL)