In Dubai vindt nog tot 31 maart 2022 de wereldtentoonstelling plaats, de eerste in de Golfregio. Ook België bouwde een paviljoen om zich aan de wereld te presenteren. Ons land krijgt daarbij de hulp van twee Ieperlingen: Cédric Demets en Pieter-Jan Delbroeck.
Cédric Demets (36) werkt als events en protocol officer van het Belgische paviljoen op Expo 2020 Dubai. “Samen met drie collega’s vormen we het events- en communicatieteam”, vertelt Cédric. “Mijn takenpakket focust op het evenementengedeelte en alles waarbij protocol komt kijken. Het protocollaire bestaat voornamelijk uit overleg met bezoekende delegaties enerzijds en Expo Protocol anderzijds om alle transport van en naar ons paviljoen vlot te laten verlopen voor hooggeplaatste delegaties zoals ministers, ambassadeurs en andere hoogwaardigheidsbekleders.”
“Op het vlak van evenementen biedt het Belgische paviljoen ruimte aan die gehuurd kan worden voor meetings, presentaties, seminaries, forums, workshops en dergelijke, al dan niet in combinatie met een reservatie in het restaurant of op de rooftop lounge. Onze taak bestaat er dan in de organisatie van deze evenementen op te volgen en mee te coördineren. Overleg met de klant, afspraken met het restaurant, de zaal opbouwen, leveringen opvolgen, protocol voorzien, communicatie…”
Elk zijn charme
Meer dan 190 landen en organisaties presenteren zich op de wereldexpo. “Ik heb al iets meer dan 15 paviljoenen kunnen bezoeken. Verder heeft elk district van de expo zijn eigen thematisch paviljoen – mobility, opportunity en sustainability – en heb ik die drie ook al bezocht”, vervolgt Cédric. “Hoe cliché het ook klinkt, elk paviljoen heeft zijn eigen invalshoek en charme.”
“Het leukste voor mij is dat de jobs rond events, communicatie en protocol ook betekenen dat je hier vaak in contact komt te staan met mensen van andere paviljoenen die rond hetzelfde werken”, vertelt Cédric. “Ook de commissarissen-generaal en directeurs van de paviljoenen ontmoeten elkaar geregeld. Resultaat daarvan is dat er bijvoorbeeld in de eerste weken van Expo al een gezamenlijke lunch werd georganiseerd die de paviljoenen van Australië, Thailand en België samenbracht, met een chef van elk land die een van de gangen klaarmaakte.”
“Of ook dat een land pakweg alle mediaverantwoordelijken of alle protocolverantwoordelijken uitnodigt voor een netwerkmoment met receptie. Bij Australië waren we zo uitgenodigd terwijl de Harlem Globe Trotters aanwezig waren voor een exhibitiewedstrijd.”
Hoog bezoek
Geregeld krijgen Cédric en zijn collega’s hoog bezoek in het Belgische paviljoen. “Vips hebben we hier wekelijks wel, gaande van minister-presidenten Jambon, Di Rupo en Jeholet die langskwamen tijdens de Vlaamse en de Waalse Week, tot de president en first lady van Malawi die hier waren tijdens de Vlaams week.”
“Daarnaast ook onder anderen enkele lokale sjeiks die het paviljoen kwamen bezoeken en rondgeleid werden. Het is plezant te merken dat het Belgische paviljoen op dergelijke aandacht kan rekenen. Verder hadden we bijvoorbeeld ex-triatleet Marc Herremans die indruk maakte toen hij zijn verhaal en dat van To Walk Again kwam brengen”, besluit Cédric.
Chocolade
Pieter-Jan Delbroeck (21) is de zoon van Vincent Delbroeck en Nathalie Watteyne. Na zijn middelbaar in de Heilige Familie studeerde hij international business management aan de Arteveldehogeschool. Hij werkt als logistics and operations officer op het Belgisch paviljoen op Expo Dubai 2020. “We hebben in het paviljoen een chocoladewinkel en een giftshop. Ik zorg voor de bevoorrading daarvan”, vertelt Pieter-Jan.
“Als bijvoorbeeld chocolade opgestuurd wordt vanuit België, dan zorg ik ervoor dat de import goed verloopt, dat het door de douane geraakt en alles hier bij ons in het paviljoen terechtkomt. We hebben ook een business center waar events georganiseerd worden waarvoor ik zaken help opbouwen en binnenbrengen. Dat is niet zo simpel want de expo is sterk beveiligd en je hebt veel vergunningen nodig om iets binnen te brengen. Daar zorg ik dan voor. Ik neem ook een klein deeltje operations op mij, los van logistiek. Dat doe ik samen met mijn collega en dat houdt facility management en de security van ons gebouw in.”
Als prille twintiger is Pieter-Jan een van de jongste teamleden. “Dit is mijn eerste echte job. Ik ben hier terechtgekomen nadat ik vorig jaar, in mijn laatste jaar van mijn studies, een stage deed bij Flanders Investment and Trade, ook in Dubai. Zo kwam ik in contact met de expo en het Belgische team dat toen al volop bezig was met de voorbereidingen van de expo. Dan heb ik ervoor gekozen om meteen na het afstuderen dit avontuur mee te maken.”
Zes dagen op zeven
Ondertussen verblijft Pieter-Jan al sinds september in Dubai. “Het is wel tof. September en oktober waren nog heel warm, maar ondertussen zijn de temperaturen zeer aangenaam. Ik heb de indruk dat de expo goed draait en dat corona onder controle is. We hebben al een aantal drukke events gehad, zoals de Vlaamse Week waarbij minister-president Jan Jambon ons bezocht heeft. Toen had ik veel werk op logistiek vlak omdat er veel werd binnengebracht in ons paviljoen.”
“Vrijdag (3 december, red.) was het de 50ste National Day van de UAE (Verenigde Arabische Emiraten, waarvan Dubai de hoofdstad is, red.). Iedereen had een verlengd weekend, waardoor het opnieuw enorm druk was op vlak van operations. Er is veel volk waardoor er veel aan crowdmanagement moet gedaan worden. We hebben nog een Brusselse week begin februari. Iedere dag is er op de expo één land dat in de kijker gezet wordt. Eind februari is het aan ons, dus dat wordt ook druk. Ik denk dat de eindejaarperiode ook enorm druk zal worden qua bezoekers. Hopelijk wordt het wat beter wat betreft corona in Europa zodat toeristen hier hun weg kunnen blijven vinden.”
“Ik werk zes dagen op zeven. In mijn vrije tijd is het wel eens tof om naar het strand te gaan of om wat te bezoeken in Dubai”, vervolgt Pieter-Jan. “Ondertussen heb ik ook al een stuk of twaalf andere paviljoens bezocht. Het is een redelijk intens avontuur en ik wil vooral gefocust blijven op mijn taak hier, maar ik heb wel de smaak van werken in het buitenland te pakken.”
(TG)
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier
